Software di gestione per automatizzare i processi
In ambito aziendale, soprattutto quando si parla di vendite (ma non solo), si sente spesso parlare di software di gestione. Conosciuti anche come gestionali, si tratta di software che consentono di aumentare la produttività. Permettono infatti l’automazione di determinati processi, rendendoli più rapidi. Inoltre, l’analisi dati diventa più accurata e meno soggetta a errori. L’utilizzo di software di gestione aziendale, poi, è noto per consentire l’eliminazione di supporti cartacei.
Sono dunque strumenti preziosi: ecco perché analizzeremo insieme il funzionamento di questi supporti e i loro vantaggi in dettaglio.
Cos’è un software di gestione aziendale
Innanzitutto, è bene chiarire esattamente di cosa stiamo parlando. Per coloro che si chiedono cos’è un software gestionale, si tratta di un programma informatizzato. Il software di gestione aziendale serve per conservare dati, per aggiornali automaticamente e per effettuare attività di monitoraggio e controllo.
Dato che tutto avviene in maniera automatizzata, questo software consente la consultazione immediata di dati relativi a produttività, vendite e clienti. L’analisi dati, insomma, diventa rapida e immediata grazie a questo prezioso strumento.
Come vedremo a breve, esistono diverse tipologie di software gestionali, con funzioni diversificate. Di base, comunque, questo strumento permette di gestire il magazzino e la fatturazione elettronica. Funzioni che, per attività economiche anche se di piccole dimensioni, ad oggi sono fondamentali.
Software di gestione magazzino
Di software di gestione ne esistono molte tipologie, che si possono suddividere a seconda della principale funzione svolta. Ovviamente, ogni azienda dovrà scegliere il più adatto, a seconda dell’automazione che serve maggiormente nel contesto dell’impresa stessa.
Fondamentale per le aziende che si occupano di vendita è un software di gestione magazzino.
Questo tool permette l’analisi dati delle merci in magazzino, di aggiornare l’inventario, di gestire riordini e giacenze.
Altre tipologie comuni
Ma il software di gestione magazzino non è che una tipologia di gestionale. Particolarmente diffusi sono anche i programmi di fatturazione.
Ad oggi si tratta di programmi molto utili, da quando è stato imposto l’obbligo di fatturazione elettronica anche per il regime forfettario.
Questo tipo di gestionale consente di gestire automaticamente la contabilità, con l’emissione automatizzata di fatture elettroniche. Inoltre, il gestionale di fatturazione consente la ricezione delle fatture da parte di eventuali fornitori e la conservazione di documenti in entrata e in uscita.
Infine, molto comune è anche il gestionale vendite, che consente di gestire in automatico documenti di credito e/o debito, eventuali listini, agenti che collaborano con l’impresa ed eventuali commissioni da assicurare loro.
Classificazione in base alla specificità
Quella analizzata fino ad ora è una classificazione basata sulle funzioni. Tuttavia, una diversa tipologia di software di gestione aziendale può differire da un’altra per la specificità.
In questo senso, suddividiamo i gestionali specifici e i software ERP.
I primi, quelli specifici, si suddividono a loro volta in programmi HR, per la contabilità e CRM. In dettaglio:
- i programmi per la contabilità sono quelli che, come abbiamo visto, permettono di gestire fatture, ma anche di svolgere operazioni fiscali e legate alla contabilità;
- i CRM servono a gestire vendite e relazioni col cliente;
- i software HR, come il nome stesso lascia intendere, servono per ottimizzare la gestione delle risorse umane interne all’azienda.
Ma i software di gestione possono anche essere generici, ossia ERP.
Acronimo di Enterprise Resource Planning, questo tipo di gestionale include diverse funzionalità essenziali per l’azienda. Il loro utilizzo aumenta la produttività a 360 gradi.
Software di gestione: tutti i vantaggi
Ma perché un’azienda dovrebbe affidarsi ad un software di gestione? I motivi sono molteplici, in quanto i vantaggi offerti da questo strumento sono tantissimi.
Innanzitutto, l’automazione rende le operazioni molto più rapide da svolgere rispetto all’azione manuale. L’impresa può dunque risparmiare tempo in operazioni meccaniche, che vengono svolte dal programma invece che da un operatore umano.
Inoltre, con i software di gestione aziendale l’analisi dati diventa più accurata. Dato che le operazioni meccaniche non vengono svolte da un operatore in carne e ossa, ogni errore umano viene evitato. I dati non vengono cioè inseriti manualmente, ma aggiornati dal programma. Questo riduce l’errore praticamente a zero.
Il fatto di poter impiegare risorse umane in altre attività permette poi di ottimizzare i costi. Il che, per le PMI, è di basilare importanza. In termini di ottimizzazione, ricordiamo poi che poter effettuare un’analisi dati accurata consente inoltre di prendere migliori decisioni.
Un buon gestionale permette di monitorare i KPI: i manager, di conseguenza, sono capaci di prendere decisioni aziendali migliori.
Altro aspetto da non sottovalutare, infine, riguarda la conformità alla normativa. Usare un gestionale significa, ad esempio, aderire alle norme sulla fatturazione in maniera corretta. Si riduce, cioè, il rischio di non rispettare le leggi in materia fiscale e di incorrere, di conseguenza, in sanzioni per il mancato rispetto delle norme.
I tool più usati in Italia
A questo punto viene spontaneo chiedersi quali sono i software di gestione più utilizzati in Italia, da conoscere per migliorare la produttività.
È vero che ogni azienda dovrebbe scegliere il software che maggiormente si addice alle sue esigenze. Tuttavia, tra i gestionali più scelti abbiamo:
- TeamSystem, un software che migliora la gestione aziendale su diversi fronti. Permette infatti di gestire magazzino, produzione e contabilità.
È inoltre un software HR e funziona anche come CRM. Aiuta quindi a gestire sia il cliente che le risorse umane. - Factorial, un gestionale HR che permette alle aziende di gestire adeguatamente le risorse umane. Oltre all’automazione di compiti, consente la gestione avanzata del personale: è molto utile in fase di selezione e inclusione dei nuovi dipendenti. Inoltre, consente di gestire permessi, ferie, valutazione delle performance.
- Salesforce, un CRM con grandi potenzialità per la gestione del cliente e delle operazioni di marketing. Questo software di gestione permette infatti di eseguire diverse operazioni per la gestione delle clientela e delle vendite. Inoltre, consente di creare campagne pubblicitarie sfruttando le automazioni. Con Salesforce, infatti, si possono avviare campagne basate sulle email e altre automazioni pubblicitarie.
- Xero è molto utilizzato dalle PMI per la gestione della contabilità. Permette di inviare fatture create automaticamente, oltre che di tracciare spese e realizzare report che consentano di analizzare la situazione finanziaria dell’impresa.