Quali sono i 5 migliori programmi per la gestione delle note spese?

Qual è la scelta che hai a disposizione

#1 Factorial (HR + spese in un unico hub)

Quando ha senso: se vuoi collegare la gestione del personale, le buste paga e le spese e vuoi ridurre i silos tra HR e finance.
Punti forti: app mobile per caricare gli scontrini al volo, workflow di approvazione, report e, se serve, carte aziendali Factorial Cards per tenere sotto controllo i pagamenti in tempo reale. L’interfaccia è in italiano e c’è il focus sul contesto normativo locale.
Possibili limiti: meno ecosistema di integrazioni rispetto ai player nati solo per T&E enterprise.

#2 SAP Concur (lo standard enterprise per T&E)

Quando ha senso: organizzazioni che viaggiano molto, hanno entità in più Paesi e vogliono spingere sul recupero dell’IVA e sulla compliance.
Punti forti: acquisizione ricevute con ExpenseIt direttamente da mobile, ampio App Center per integrare travel, carte e servizi; moduli Tax/VAT Assurance (con Blue dot) per individuare automaticamente le spese recuperabili e validare i documenti ai fini fiscali.
Possibili limiti: prezzi e contratti tipicamente enterprise; onboarding più progettuale rispetto alle soluzioni SMB.

#3 Expensify (OCR veloce + carta aziendale)

Quando ha senso: PMI e team che vogliono un mix semplice: scansione automatica delle ricevute, regole base e una corporate card con dei limiti smart.
Punti forti: SmartScan per creare le spese dalla foto ed e-receipts; piani dichiarati a partire da $5 per membro/mese; Expensify Card con limiti personalizzabili e carte virtuali illimitate.
Possibili limiti: funzioni di governance e reporting avanzato meno profonde rispetto alle suite enterprise.

#4 Zoho Expense (conveniente e completo)

Quando ha senso: aziende che cercano un prezzo trasparente e delle funzioni T&E solide (mileage, per diem, budget, approvazioni) con una buona app mobile.
Punti forti: piani scalabili (anche free per i micro-team), autoscan delle ricevute, gestione dei viaggi, workflow e integrazioni contabili; ottime valutazioni sugli store.
Possibili limiti: alcune funzionalità enterprise richiedono dei livelli superiori o delle personalizzazioni.

#5 Soldo (carte + controllo spese in Europa)

Quando ha senso: chi vuole delle carte aziendali (fisiche/virtuali) con dei limiti, centri di costo e una gestione delle ricevute collegata all’app.
Punti forti: cattura le ricevute in app, limiti e budget per team/progetto, pricing chiaro per utenti e carte add-on; implementazione rapida per le filiali europee.
Possibili limiti: è una piattaforma di spend management centrata sulle carte; per esigenze T&E globali end-to-end potrebbe servirti un’integrazione con travel o con altri moduli.

Come valutare (in 7 minuti) un software di note spese

• Scatto: L’OCR deve leggere l’importo, la data, l’esercente e l’imposta senza interventi manuali, poi crea la spesa pronta per l’approvazione.
• Policy che lavorano per te: Regole automatiche sugli importi, sulle categorie e sulle ricevute mancanti. Avvisi prima dell’errore, non dopo.
• Carte aziendali e riconciliazione: Se usi le carte (fisiche/virtuali), cerca i limiti per dipendente, il merchant block e i feed transazioni in tempo reale per accorciare la chiusura mese.
• IVA e conformità: In UE il recupero dell’IVA vale soldi veri. Scegli delle soluzioni con moduli dedicati, con la convalida automatica dei requisiti in ricevuta e con il supporto alle regole locali per ridurre i rischi e per aumentare il reclaim.
• Integrazioni: Collega la contabilità, l’HR e i viaggi per evitare i doppi inserimenti.
• Esperienza mobile: I dipendenti sono felici quando i dati sono completi. Verifica l’usabilità offline, le notifiche e la velocità dell’app.
• Costo totale: Non fermarti al canone, considera quante ore risparmi e quanta IVA recuperi.

Confronto rapido: quale scegliere in base al tuo caso

Si possono verificare molte situazioni diverse, tutte da considerare. Facciamo alcuni esempi concreti:

1. Vuoi un HR hub unico (presenze, buste paga, spese)? Parti da Factorial: riduci i passaggi tra HR e finance e gestisci le policy e le approvazioni in un solo posto.
2. Sei in più Paesi, recuperi molta IVA e viaggi spesso? SAP Concur è un buon riferimento con i moduli VAT/Tax, il mobile, il travel integrato e il marketplace di integrazioni.
3. Vuoi semplicità, un OCR affidabile e una carta con dei limiti smart? Expensify è lineare, con dei prezzi pubblici e delle carte virtuali illimitate.
4. Vuoi un budget contenuto ma delle funzioni complete? Zoho Expense bilancia il costo e le feature (per diem, mileage, approvazioni, analytics) e scala bene.
5. Vuoi un controllo granulare della spesa con le carte in UE? Soldo punta sui limiti, sul budget e cattura le ricevute per chi usa prevalente la spesa su carta.

Consiglio operativo: prima del roll-out, scegli 3 regole che da sole prevengono l’80% degli errori (es. massimali pasto, obbligo ricevuta sopra X€, blocco categorie non consentite) e configura le dashboard che mostrino le spese senza ricevuta, le violazioni policy e i rimborsi in attesa. Così il team adotta il sistema perché risolve i problemi visibili.

Trend 2025: perché oggi conviene digitalizzare

I software di gestione note spese sono passati da $6,62 mld nel 2024 a $7,49 mld nel 2025, con CAGR di circa il 13%. Questo è un chiaro segno che l’automazione del ciclo spese è ormai mainstream. I dati 2023–2024 di SAP Concur mostrano +13% di transazioni e di spesa media per transazione intorno ai $102, utile per tarare i massimali e il budget 2025.

Secondo l’ACFE, una tipica organizzazione perde il 5% dei ricavi per le frodi occupazionali. Molte rientrano nell’appropriazione indebita (anche le note spese gonfiate). Durano 12 mesi in media e il 43% dei casi emerge grazie alle segnalazioni. Automatizzare i controlli e rendere obbligatorie le ricevute digitali riduce il rischio.

In Italia l’e-invoicing via SdI è una realtà consolidata e, dal 1° gennaio 2024, l’obbligo si è esteso anche ai forfettari. Questo ha accelerato l’adozione di processi paperless e dei controlli a monte. Se esporti o operi su più Paesi UE, avere un modulo IVA serio fa la differenza.