Lettera commerciale in inglese: come scriverla

Lettera commerciale in inglese: struttura e formato

Se ti trovi nella situazione in cui devi necessariamente scrivere una lettera commerciale in inglese, significa che chi la riceverà si aspetta un linguaggio formale.

Prima di pensare al testo, comunque, dovrai curare innanzitutto la forma. Parti dalla struttura corretta: una lettera commerciale deve necessariamente contenere intestazione e recapiti dell’azienda dalla quale proviene.

Assicurati quindi di avere a disposizione della carta intestata prima di iniziare. Se non disponi di carta intestata e/o non scrivi per conto di un’azienda, puoi inserire manualmente in alto a sinistra indirizzo e recapiti del mittente.

Sotto questi recapiti, non dimenticare di inserire anche quelli del destinatario.

Ancora più in basso, alla destra della lettera, va inoltre inserita la data in cui il testo è stato scritto. Prima di iniziare a scrivere il testo, assicurati dunque che tutti questi elementi non manchino.

L’importanza di una formula di saluto corretta

Altro aspetto fondamentale da curare, al pari di formato e intestazione, quando inizi a scrivere una lettera commerciale in inglese è rappresentato dalle formule di saluto.

Anche in questo caso, si tratta di aspetti preliminari, che precedono la stesura del testo. Eppure, l’utilizzo della formula di saluto corretta è fondamentale.

Prima di iniziare a scrivere, dovrai sapere con esattezza a chi ti stai rivolgendo: in questo modo, potrai individuare la formula più corretta da usare.

Se conosci nome e qualifica della persona alla quale stai scrivendo, puoi iniziare con un “Dear”, seguito da cognome e titolo del destinatario. Ecco degli esempi per rendere più comprensibile questo passaggio: “Dear Mr Smith” (Gentile Signor Smith), “Dear Dr Roberts” (Gentile Dottor/Dottoressa Roberts).

Potresti però trovarti nella situazione in cui dovrai scrivere una lettera senza conoscere le generalità del destinatario. In questi casi, puoi iniziare con “Dear Sir” o “Dear Madam”, che corrispondono al nostro “Egregio/Gentile Signor o Signora”.

Se invece non hai informazioni certe e non sai chi, fattivamente, leggerà la tua lettera commerciale in inglese, puoi iniziare con la generica formula “To whom it may concern”, che corrisponde al nostro “A chi di competenza”, o anche “Dear Sirs”, ossia “Gentili signori”.

Lo scopo di una lettera commerciale inglese

Una volta individuata la formula di saluto più corretta per aprire la tua lettera commerciale in inglese, potrai passare alla stesura.

Il primo elemento da chiarire nel testo è lo scopo della lettera: dovrai cioè indicare immediatamente qual è il motivo per cui stai scrivendo.

Se si tratta di una lettera di risposta, puoi iniziare con un cortese “Thank you for contacting me/us” (Grazie per avermi contattato/Grazie per averci contattati). Fai sempre riferimento al primo contatto che hai ricevuto. Utilizza formule come “In reply to your request” (In risposta alla Sua richiesta).

Qualora, invece, la tua lettera rappresenti il primo contatto con l’azienda o la persona cui ti stai riferendo, puoi iniziare con formule quali “I’m writing to inform/I’m writing to confirm” (Scrivo per informarVi/Scrivo per confermare).

Ricorda di essere coinciso, ma anche che in una lettera commerciale in inglese lo scopo del suo invio non dovrà mai mancare. Non confondere però la parte introduttiva col corpo della lettera vero e proprio. Usa l’introduzione per indicare, in maniera sintetica ma precisa, il contenuto della tua lettera.

Potrai essere più esaustivo all’interno del corpo del testo. E anche in questo caso, il nostro consiglio è comunque quello di non dilungarti troppo. Concentrati su frasi brevi, e utilizza la punteggiatura in maniera corretta.

Stile e “tone of voice”

Soprattutto se ti interessi di marketing, avrai sicuramente già sentito parlare del “tone of voice”. Gli esperti di comunicazione utilizzando questo termine per indicare il modo in cui un marchio comunica con clienti e interessati. Anche se non hai intenzione di vendere nulla, quando scrivi una lettera commerciale in inglese anche questo aspetto è fondamentale.

Generalmente, una lettera deve mantenere sempre un tono formale. Per le comunicazioni informali, infatti, si tende a preferire l’uso di altri canali di comunicazione.

Tuttavia, puoi variare il tuo tono e lo stile comunicativo anche in base allo scopo della lettera, di cui abbiamo già ampiamente discusso.

Cerca, in ogni caso, di utilizzare un tono cordiale e non dimenticare di utilizzare correttamente i verbi modali inglesi. Ad esempio, se devi fare una richiesta, utilizza correttamente il verbo “would”.

Soprattutto se non hai mai scritto una lettera formale, ricorda che le forme contratte che si utilizzando abitualmente nel linguaggio parlato non sono adatte. Il che significa, per esempio, che non dovrai scrivere “don’t”, ma “do not”.

Inoltre, dovrai mantenere un atteggiamento cortese anche se, con la tua lettera, intendi comunicare una lamentela o fare un reclamo.

Come concludere una lettera commerciale in inglese?

Così come esistono delle formule di apertura prestabilite, allo stesso modo esistono delle formule di chiusura adatte.

Quando, insieme alla lettera, inoltrerai degli allegati, non dimenticarti di indicarlo con frasi come “I am enclosing” (Allego). Fatto questo, prima dei saluti finali, puoi anche ringraziare il destinatario per il tempo che ha dedicato a leggere la tua lettera commerciale in inglese.

Le formule conclusive di saluto che puoi utilizzare sono varie.

“Yours faithfully”, si può usare se la lettera è molto formale e quando non si conosce il nome del destinarario. “Yours sincerely” è più adatto quando il nome del destinatario è noto. “Kind regards”, infine, è un saluto meno formale.

Bene, la tua lettera commerciale è pronta: non ti resta che rileggerla e modificare eventuali errori prima di inviarla.