Gli errori comuni quando si scrive una lettera commerciale in inglese
Se già in italiano richiede una certa fatica strutturare documenti formali, una lettera commerciale in inglese può addirittura spaventare. Si tratta di una comunicazione determinante per stabilire nuove partnership di lavoro o modificare dei rapporti professionali già esistenti. Altre volte lo scopo di questo documento è la promozione di un prodotto o un servizio preciso.
Per stendere nel modo migliore questo tipo di lettera serve avere ben chiaro il target di riferimento e lo stile da adottare per essere più efficaci nella comunicazione. Bisogna anche sapere l’obiettivo legato all’invio del documento in modo da essere più chiari e diretti possibile all’interno del testo, strutturando il discorso per punti.
Come iniziare una lettera commerciale in inglese
Quando si deve inviare una lettera, che diversamente dalla e-mail non arriva in una frazione di secondo a un indirizzo certo, bisogna essere precisi nell’intestazione.
Le informazioni da riportate sono l’indirizzo e il nome dell’azienda che riceverà il documento o il nome e cognome del direttore, oltre ai propri dati e alla data di stesura.
A questo punto si procede con la formula di apertura, che varia a seconda dell’interlocutore a cui ci si sta rivolgendo.
Una lettera commerciale in inglese che non ha un destinatario preciso si può aprire con la formula generica To whom it may concern. Tradotta letteralmente sarebbe “A chi di competenza”, per esempio se si sta scrivendo all’ufficio commerciale.
Se invece si conoscono già nome e cognome del proprio interlocutore basta mettere Dear Mr/Mrs a seconda che si tratta di un uomo o una donna. Meglio evitare di scrivere Miss (signorina) se non si è certi dello stato coniugale, scrivendo nel dubbio sempre Mrs. Quando l’azienda ha sede nel Regno Unito è più apprezzata la formula Dear Sir/Madam.
Per aprire il discorso ci sono delle espressioni ricorrenti che possono tornare utili. Se si vuole avanzare una proposta si può provare con We are interested in asking you (siamo interessati a chiederle) o We would like to know…(vorremmo sapere se…).
Come dare un taglio preciso
Una lettera commerciale in inglese come in italiano deve essere chiara e diretta per ottenere una risposta soddisfacente e fare una buona impressione.
Lo scopo che si prefigge quindi deve essere evidente già dalle prime righe, senza girare attorno alla richiesta. Se per esempio si ha un ruolo da intermediari è meglio aprire con I’m writing on behalf of (scrivo per conto di).
Qualora ci sia già una bozza di accordo presente e si desiderino dei chiarimenti ci sono due formule ricorrenti. Una è We would appreciate it if you could send us more information about… oppure la più sintetica We are interested in receiving more information about. Quando invece si risponde a una richiesta di questo tipo è meglio richiamarla nella lettera per evitare equivoci.
Per farlo basta scrivere With reference to your letter of… seguito dalla data in cui era stata scritta la missiva precedente (non la data in cui la si è ricevuta). Ma non mancano i casi in cui una lettera commerciale in inglese fa riferimento invece a un colloquio o una riunione. In tal caso la frase per iniziare potrebbe essere “We are witing to you regarding…“.
Il corpo del testo che segue va strutturato in paragrafi ben distinti, uno per ciascuno dei “punti” da trattare in modo da dare anche un’organizzazione grafica. Un errore comune è scrivere un discorso ben articolato ma tutto di fila, che specialmente se il testo è lungo può risultare pesante.
Come chiudere una lettera commerciale in inglese
Dopo aver descritto la proposta o aver richiesto dei chiarimenti bisogna pensare a come concludere la missiva. Le formule da usare variano: a volte si aspetta una conferma per sottoscrivere un’accordo, altre si lascia la propria disponibilità per fornire ulteriori informazioni. Nel primo caso si può concludere con Should you need/If you require any further information e fornire eventuali recapiti ulteriori.
In caso la lettera commerciale in inglese sia parte di uno scambio per risolvere una controversia difficile da chiarire via lettera si può usare una formula più urgente. Per esempio I hope to discuss this with you at your earliest convenience. Aggiungere degli orari di disponibilità è ancora meglio se la situazione è tesa o intricata.
Se la missiva chiude una partnership, al termine di un progetto o per una divergenza di idee, la chiusura ideale è una dichiarazione di intento. Quindi una conclusione simile a We no longer intend to avail ourselves of your collaboration è chiara e diretta al punto giusto. Si possono comunque aggiungere dei ringraziamenti per l’impegno profuso.
