Come fare follow up con e-mail
Il termine follow up è utilizzato molto frequentemente nel mondo del business. Tuttavia, lo sentiamo spesso anche nella vita quotidiana, quando ci si riferisce all’azione di proseguire o monitorare una comunicazione già avviata. Generalmente utilizziamo questo termine per indicare l’atto di fare un passo successivo dopo un primo contatto, al fine di rafforzare un legame. Spesso si utilizza anche per raccogliere informazioni aggiuntive o per ottenere una determinata risposta. Nella pratica, molto utilizzata è l’email follow up, un messaggio di posta elettronica utilissimo in molte situazioni.
Per riavviare conversazioni e ottenere risposte che altrimenti potrebbero non arrivare mai, questo strumento torna molto utile. Ma come scrivere una email che non solo riceva una risposta, ma lo faccia nel miglior modo possibile? Procediamo per ordine e facciamo insieme il punto della situazione.
L’importanza del follow up
Innanzitutto, è bene comprendere perché il follow up rappresenta uno strumento fondamentale nelle relazioni professionali.
L’invio di una follow up email, o di una comunicazione di altro tipo, è utile innanzitutto per aiutare il cliente a compiere la sua decisione. Avviare una conversazione rafforza infatti la relazione, perché dimostra al cliente proattività e interesse. Inoltre, spesso le persone sono semplicemente troppo occupate per rispondere subito. Inviare un promemoria o un contatto può aiutare ad ottenere una risposta che, altrimenti, non sarebbe mai arrivata.
L’importanza di questo contatto che avviene secondariamente è inoltre supportata dai dati. Stando ad uno studio della Harvard Business Review, il 56% dei clienti dichiara di essere deluso da un follow-up di scarsa qualità. Un contatto di follow up, invece, può aumentare le risposte di fino al 22%.
Inoltre, è stato dimostrato che l’8% dei venditori che seguono almeno cinque volte una trattativa generano, da soli, l’80% delle vendite.
Questi numeri esprimono chiaramente l’importanza del contatto. È ovvio, però, che è fondamentale non scadere nell’insistenza.
In quest’ottica il follow up è fondamentale per riavviare trattative commerciali o lavorative. Inoltre, è molto utile in caso di necessità di chiarimenti. I venditori, poi, usano spesso questa tecnica per comunicare urgenza nella conclusione della trattativa, senza però pressare eccessivamente il potenziale acquirente.
Cos’è una email follow up
Quando si parla di recuperare contatti con i clienti, lo strumento chiave da utilizzare è l’email follow up.
Si tratta della comunicazione, inviata tramite posta elettronica, che segue una comunicazione precedente. Che sia avvenuto un incontro, una transazione, una candidatura, o anche una semplice richiesta di informazioni, poco importa. L’email può essere utilizzata per proseguire la conversazione e stimolare una risposta che altrimenti potrebbe non arrivare.
Questa nuova comunicazione garantirà un’opportunità per rafforzare il rapporto con il destinatario e mantenere viva la comunicazione.
Quando inviarla
Uno degli aspetti fondamentali in questo senso riguarda la tempistica. Infatti, come già anticipato, non bisogna assolutamente scadere nell’insistenza. Tuttavia, al contempo, è necessario non perdere i contatti.
Per questo, la tempistica di invio risulta fondamentale. inviare una follow up email troppo presto potrebbe essere letta come un’azione che denota impazienza.
Al contrario, aspettare troppo a lungo di solito vuol dire perdere un’opportunità di business.
Come agire, dunque, e quali tempi rispettare?
Quando si tratta di follow up, generalmente, il consiglio è quello di aspettare 2 o 3 giorni a partire dalla data di primo contatto. Infatti, gli studi hanno confermato che circa il 90% delle persone apre e risponde a un’email nello stesso giorno in cui la riceve.
Inviare un follow up dopo un paio di giorni significa riuscire a riavviare la conversazione senza risultare eccessivamente invadenti.
Ovviamente, ci sono anche delle eccezioni, e la tempistica va valutata caso per caso. Se il contesto lo richiede, una follow up email può anche essere più tempestiva.
Alcuni esempi di utilizzo
Il follow up, come anticipato, si presta a diversi contesti, da quelli lavorativi a quelli più quotidiani.
Inviare una follow up email è fondamentale in ambito marketing, in quanto si tratta di un’opportunità per recuperare i contatti con clienti che, precedentemente, hanno mostrato interesse.
Inviare un messaggio di posta elettronica può consentire di concludere la vendita.
Tra i destinatari di una email per riprendere i contatti, però, possiamo trovare anche eventuali colleghi. Per fare un esempio pratico, in caso di un appuntamento non confermato, il follow up è utile per ottenere una conferma definitiva.
Questo tipo di comunicazione, infine, può essere utilizzato dai candidati che hanno inoltrato il proprio curriculum per un lavoro. Se i feedback tardano ad arrivare, è possibile richiederli mediante una comunicazione di questo tipo. Allo stesso modo, è possibile chiedere l’esito di un eventuale colloquio sostenuto.
Tale tipologia di comunicazione è spesso usata da aziende e brand per fidelizzare i clienti. Viene cioè sfruttata per mantenersi in contatto con coloro che hanno già acquistato e che, probabilmente, potrebbero farlo ancora in futuro.
Come scrivere una follow up email efficace
Ora che abbiamo compreso l’importanza del follow up, cerchiamo di capire come scrivere una follow up email efficace, che ottenga una risposta dal potenziale cliente.
Innanzitutto, questo tipo di contatto deve essere chiaro e conciso. Non deve poi mai mancare una chiara CTA, ossia un invito all’azione, al termine del messaggio.
Nel momento in cui si scrive una email di questo tipo, è necessario per prima cosa adottare un tono di voce professionale. Questo però non significa mostrarsi freddi e distaccati: spessa, al contrario, mostrare empatia può fare la differenza.
Un tono empatico può rendere una email più gradita e aumentare le possibilità di risposta.
Grande importanza, inoltre, andrà data all’oggetto della follow up email: anche questo deve essere chiaro. Se vago, l’oggetto potrebbe condurre la comunicazione direttamente nella cartella spam. E, anche quando questo non accade, di solito l’utente tende ad ignorare le email con oggetto ambiguo.
L’ideale è personalizzare l’oggetto in modo che rifletta il motivo della comunicazione. Un motivo che va necessariamente ribadito all’inizio dell’email, fornendo ulteriori spiegazioni.
All’interno del testo andranno sottolineati espressamente i benefici che il destinatario può ottenere rispondendo o agendo.
Infine, come anticipato, ogni follow up email efficace dovrebbe concludersi con un CTA. Infatti, è fondamentale che il destinatario sappia esattamente cosa fare dopo aver letto la comunicazione email.
