Organizzare il lavoro con il diagramma di Gantt
Coloro che lavorano a dei progetti per i quali è necessaria una pianificazione dovrebbero conoscere il diagramma di Gantt. Questo strumento è infatti utilissimo per gestire la pianificazione, oltre che per chiarire compiti e impostare scadenze. Il diagramma consente di ottenere immediatamente, e a livello visivo, tutte le informazioni più importanti di un progetto. Per questa ragione, è ampiamente utilizzato nel project management.
Ma come implementare un Gantt di progetto per la pianificazione?
In questa guida impareremo insieme ad utilizzare questo utilissimo strumento con profitto.
Diagramma di Gantt: cos’è
Per padroneggiare un Gantt di progetto e applicarlo nel project management, però, dovremo partire dalle definizioni.
È infatti necessario, in primis, chiarire cos’è un diagramma di Gantt. Con questo nome indichiamo uno specifico strumento che consente di organizzare visivamente un lavoro o un progetto.
Il diagramma è infatti in grado di mostrare le scadenze, le attività che compongono un progetto, come tali attività sono ripartite. Anche le attività vengono suddivise per scadenza, con la possibilità di stimare in quanto tempo verranno portate a termine.
Inoltre, lo strumento stabilisce con esattezza a chi sono assegnati i compiti e come questi sono connessi tra loro.
Gantt di progetto: gli elementi fondamentali
In ogni diagramma di Gantt si possono individuare determinati elementi fondamentali. Tali elementi sono necessari per avere una visione completa e ottimale delle attività da portare a termine.
Il primo elemento che non deve mancare a un Gantt di progetto è identificabile con le date. Vengono cioè chiarite dettagliatamente sia quella di inizio che quella di termine del progetto. Strettamente collegate alle date sono poi le tempistiche per singola attività.
Anche queste ultime sono elementi fondamentali dello strumento. I progetti sono infatti suddivisi in attività varie, che vengono chiaramente indicate per non incorrere in dimenticanze o ritardi.
Il diagramma di Gantt può poi contenere informazioni sulle gerarchie delle attività. Se un’attività dipende strettamente da un’altra, è ovvio che vadano assegnate delle dipendenze. In questo modo, è possibile individuare quali sono le attività che vanno completate per prime.
Infine, lo strumento consente anche di inserire i progressi e le attività che sono già state completate.
Queste sono indicazioni fondamentali, perché danno un’idea precisa circa lo stato di avanzamento del progetto.
Uno strumento per il project management
Come abbiamo anticipato, il diagramma di Gantt è uno strumento molto utilizzato da chi si occupa di project management.
Questo ampio utilizzo deriva dagli innegabili vantaggi che un Gantt di progetto garantisce. Il diagramma garantisce chiarezza e una panoramica dettagliata ma semplice sullo stato del progetto.
Inoltre, permette di gestire adeguatamente il tempo, dato che le scadenze sono facilmente individuabili. Nonostante la sua semplicità, comunque, il diagramma garantisce la possibilità di approfondire dettagliatamente attività e prestazioni.
Può inoltre velocizzare il lavoro: i diagrammi vengono spesso utilizzati per evitare riunioni. Anche chi non intende sostituire le classiche riunioni di team, comunque, può trarre vantaggio.
Infatti, il diagramma di Gantt fornisce informazioni in tempo reale sullo stato di avanzamento del progetto.
Gli svantaggi
Pur essendo uno strumento vantaggioso, il diagramma di Gantt prevede anche degli svantaggi. Innanzitutto, se il progetto prevede molte attività, questo metodo visivo potrebbe risultare complesso. Allo stesso modo, se i membri del team coinvolti sono tanti, il diagramma non sempre è lo strumento ideale da utilizzare.
Dunque, uno dei principali svantaggi del suo utilizzo è legato alla complessità della creazione del diagramma.
Oltre alla creazione iniziale, la complessità che gli esperti in project management lamentano spesso è riferita al costante aggiornamento.
Il diagramma, infatti, va costantemente mantenuto aggiornato se si intende utilizzarlo con efficacia. Tuttavia, questo svantaggio è facilmente aggirabile. Infatti, sono disponibili sul mercato tantissimi software per la creazione del diagramma di Gantt.
I software, generalmente, consentono anche l’aggiornamento del diagramma in automatico, semplificando così il lavoro dei responsabili.
Diagramma di Gantt: esempio pratico
Comprendere l’utilità e la struttura di un diagramma di Gantt potrebbe essere difficile se ragioniamo in maniera astratta. Per questo, analizzeremo ora un esempio pratico.
Immaginiamo di dover gestire un progetto di sviluppo software. Le attività principali individuate mediante il diagramma potrebbero essere:
- Analisi dei requisiti
- Progettazione dell’architettura
- Sviluppo del codice
- Test e collaudo
- Implementazione.
Utilizzando un diagramma di Gantt, possiamo rappresentare queste attività lungo una linea temporale, indicando per ciascuna la data di inizio, la durata e le dipendenze tra le diverse fasi. Questo ci permette di avere una visione d’insieme del progetto, facilitando la pianificazione e il monitoraggio dell’avanzamento.
Come creare un Gantt di progetto
Vediamo ora come creare, più in dettaglio, un diagramma di Gantt adatto alle esigenze del progetto che dobbiamo portare a termine.
Il primo step nella creazione del Gantt di progetto è quello di individuare ed elencare tutte le attività da concludere. In questa fase, andranno annotati anche i membri del team coinvolti e le scadenze.
Il secondo passaggio prevede di stabilire le varie dipendenze tra le attività. Si potrà in questo modo chiarire quali sono le attività da portare a termine per prime e quali, invece, vanno iniziate successivamente.
La creazione di una timeline è il terzo passaggio per la creazione dei diagrammi di Gantt. In questa fase si stabilisce quanto tempo si ha per portare a termine il lavoro.
Infine, andranno assegnate ai membri del team le varie attività che compongono il progetto.
Gantt, Excel come piattaforma per la creazione
Per la creazione di un diagramma di Gantt, Excel è uno degli strumenti più utilizzati.
È bene sottolineare che il foglio di lavoro di Microsoft non possiede un modello di diagramma di Gantt predefinito. Tuttavia, è comunque possibile utilizzare Excel per crearne uno personalizzato. Basta aprire un foglio di calcolo ed elencare, prima di tutto, le attività e le date di scadenza di ciascuna di esse.
Una volta preparati i dati, questi possono essere inseriti in una tabella e, successivamente, trasferiti in un grafico a barre.
Il grafico, una volta inserito, può anche essere modificato per rappresentare correttamente le tempistiche del progetto.
