Webinar: i programmi e la guida completa per realizzarli al meglio

Cos’è un webinar

Per prima cosa, occupiamoci di trovare una definizione del termine “webinar”.
Si tratta di un evento online, organizzato da un’azienda e trasmesso ad un pubblico selezionato: in altre parole, possiamo definirlo come una sorta di presentazione, che di solito ha scopo educativo e si svolge online, dal vivo.

I partecipanti all’evento hanno in questo modo la possibilità di porre eventuali domande al relatore. Il pubblico può infatti interagire col relatore attraverso diverse modalità, che variano in quanto stabilite dagli organizzatori.
Generalmente, l’intervento da parte del pubblico durante un webinar è consentito mediante chat live, invio di e-mail o tramite audio/webcam.
La possibilità, per i partecipanti, di interagire con il relatore e gli organizzatori rappresenta uno dei punti di forza che hanno reso questo tipo di contenuto tanto popolare: si instaura una forma di comunicazione bidirezionale, che facilita la fruizione dei contenuti.

I webinar sono caratterizzati sia da componente audio che componente video.
Durante la conferenza, proprio come avverrebbe ad un seminario in presenza relatori e organizzatori hanno la possibilità di utilizzare presentazioni e slides, video e contenuti multimediali di vario genere.

Dunque, in cosa differiscono tra loro un webinar ed un seminario?
La risposta è semplicissima: grazie al webinar, possono essere raggiunti utenti che possono essere potenzialmente localizzati in ogni parte del mondo.

Quali strumenti utilizzare per crearlo?

Per la creazione dei webinar, esistono oggi numerosi strumenti e tool, sia a pagamento che gratuiti.
In ogni caso, qualunque sia lo strumento scelto, di solito questi tool hanno caratteristiche e funzionalità simili tra loro. La scelta dello strumento dipende quasi esclusivamente dal budget che l’azienda ha la possibilità di destinare ai webinar.

Per coloro che sono agli inizi, uno degli strumenti maggiormente consigliati è Zoom, il programma che permette di realizzare delle conferenze online.
Zoom, infatti, consente la possibilità di organizzare un webinar, ed è uno strumento freemium. Questo significa che ne esiste una versione gratuita ma, per i più esigenti, c’è anche la possibilità di scegliere dei piani a pagamento che offrono funzionalità aggiuntive.
La piattaforma Zoom fornisce l’accesso a un massimo di 100 relatori e fino a 10.000 partecipanti, a seconda delle dimensioni della licenza acquistata.

Altra piattaforma molto utilizzata per creare un webinar in maniera semplice e intuitiva è Google Meet. Uno dei vantaggi maggiori di questa piattaforma è che, per poter partecipare al webinar su Meet, gli utenti non dovranno installare nessun programma. Basterà semplicemente effettuare l’accesso alla stanza tramite il proprio browser.
Anche Google Meet, come Zoom, offre la possibilità di utilizzare la versione gratuita o scegliere un piano in abbonamento.

Dobbiamo però fare una considerazione: i piani gratuiti, e questo vale sia per Zoom che per Meet, sono molto basici.
Se l’evento da organizzare è di un certo livello e qualora si vogliano coinvolgere molti utenti, sarebbe meglio optare per le opzioni a pagamento. In questo modo si avrà accesso a tutte le funzionalità aggiuntive.
Oltre alle piattaforme appena menzionate, esistono anche altri strumenti specifici, ideati solamente per creare webinar: un esempio è Demio, che permette sia di realizzare dei webinar in diretta, sia di registrare l’intero webinar o parte di esso.

Guida alla realizzazione del contenuto

Una volta scelto lo strumento che ospiterà il webinar, bisogna crearne ovviamente uno.
Per realizzare un webinar di successo, il trucco è seguire degli step fondamentali.
Innanzitutto, è bene identificare qual è l’obiettivo principale del webinar. Il seminario potrà infatti essere creato per motivazioni diverse: se parliamo di un contenuto realizzato con finalità pubblicitarie, questo viene di solito creato per ottenere lead o per far conoscere un determinato prodotto o servizio ai potenziali clienti.

Solo dopo aver chiarito le esatte motivazioni per cui si vuole creare un webinar si potrà delineare la sua struttura contenutistica.
L’ideale sarebbe progettare una scaletta dei contenuti da trattare, che sarà semplicissima da stilare dato che gli obiettivi del webinar sono stati precedentemente identificati.
Oltre alla progettazione dei contenuti, bisognerà anche pensare agli elementi multimediali da utilizzare come supporto. Molto spesso, insieme alla relazione, il relatore utilizza delle slide che accompagneranno il suo intero discorso. Dunque, uno step ulteriore è rappresentato dalla progettazione e dalla creazione delle slide da utilizzare durante il webinar.

Come promuovere un webinar

Una volta realizzato il materiale, arriverà il momento più difficile, che rappresenta l’ultimo step della realizzazione di un webinar: quello della sua promozione. Un webinar curato, ma non adeguatamente supportato da un piano marketing che lo renda noto al pubblico, è infatti destinato a non essere seguito.

Per fortuna, esistono oggi moltissimi canali a disposizione delle aziende per sponsorizzare i propri webinar, che sono poi gli stessi canali che di solito vengono sfruttati ai fini promozionali: prima di tutto, è possibile sfruttare i social media ed il sito web aziendale.
I social media, in particolare, offrono la possibilità di raggiungere un vasto pubblico, sia di clienti che di potenziali interessati. Pubblico che può essere raggiunto sia tramite post organici, che sfruttando gli ADS, ossia gli annunci a pagamento.

Altro canale perfetto per sponsorizzare i webinar è rappresentato dalle e-mail: è infatti possibile creare delle newsletter che annuncino l’evento.
Le aziende, di solito, hanno a propria disposizione una mailing list, contenente gli indirizzi e-mail dei propri lead; un webinar è l’occasione giusta per utilizzare questi contatti potenzialmente interessati alle tematiche proposte dall’impresa.