Gestire gli ordini senza intoppi
La gestione ordini è fondamentale per garantire l’efficienza operativa di un’azienda. A seguito dell’espansione degli e-commerce e dell’evoluzione dei modelli di business B2B, le aziende che si occupano di gestire ordini di vendita, infatti, devono essere in grado di rispondere rapidamente e con precisione alle esigenze dei clienti.
Una corretta gestione permette di ottimizzare la catena di approvvigionamento e, soprattutto, è in grado di garantire, alla fine del percorso, la soddisfazione dei clienti.
Oggigiorno, abbiamo dei validissimi alleati che permettono alle imprese di gestire correttamente ordini di vendita. Ci stiamo riferendo a tecnologie avanzate che permettono di gestire l’ordine in tempo reale. Inoltre, i sistemi di monitoraggio consentono di seguire l’ordine in tempo reale e di verificare che tutto proceda in maniera fluida e senza intoppi.
Gestione ordini ed efficienza aziendale: un binomio indissolubile
Gestire ordini prevede una catena di operazioni, le quali sono collegate tra loro. Ma, se volessimo individuare il fulcro del processo di evasione, lo possiamo individuare nella gestione degli ordini di vendita.
Si tratta di un processo che può contare, ad oggi, su un sistema totalmente automatizzato. Il sistema deve integrare diverse informazioni necessarie: tra queste, la disponibilità in magazzino, ma anche la priorità del cliente che ha ordinato. Tutte informazioni utili e necessarie per l’ottimizzazione e la corretta gestione del ciclo di vendita.
Ma cosa accade esattamente in azienda quando un ordine viene ricevuto?
Di solito, ci si affida ad un software gestionale, atto a garantire innanzitutto la sua validazione.
Il software gestionale, in sostanza, deve verificare che tutti i dati necessari per l’elaborazione dell’ordine siano corretti.
Capiamo bene come, grazie alla digitalizzazione di questo processo, l’efficienza aziendale sia aumentata. Infatti, gli errori sono ridotti al minimo. Un software gestionale, inoltre, consente di monitorare in maniera rapida e precisa ogni fase dell’ordine.
Il potere della digitalizzazione per aumentare l’efficacia
Ma la digitalizzazione in ambito gestione ordini non si riduce all’uso di un gestionale per l’elaborazione in fase di ricezione e validazione.
L’intera gestione dell’ordine viene supportata dalla digitalizzazione. Infatti, deve non solo garantire la corretta elaborazione delle richieste, ma anche l’integrazione dei dati tra i diversi dipartimenti aziendali, dall’acquisto alla produzione, fino alla gestione del magazzino.
Software gestionali avanzati, come gli ERP, sono strumenti fondamentali per garantire un flusso di lavoro coordinato e ottimizzare la catena di approvvigionamento.
L’impatto del digitale viene percepito inoltre dagli utenti che acquistano in maniera diretta. Pensiamo, ad esempio, alla tracciabilità degli ordini in tempo reale, che ormai è prassi quando si effettuano acquisti mediante e-commerce.
La digitalizzazione consente di rispondere efficacemente alle esigenze dei clienti e di migliorare i servizi di logistica.
Il ruolo degli OMS
In quest’ottica, e per aiutare le aziende a gestire l’intero “ciclo vitale” degli ordini, sono stati sviluppati i cosiddetti OMS. Acronimo di Order Management System, in termine indica un sistema di gestione degli ordini in formato software.
L’OMS permette di gestire l’intero processo sfruttando solamente una piattaforma. Grazie alla quale, in sostanza, si gestisce l’ordine dalla ricezione fino agli eventi post vendita.
Il software, detto in altre parole, garantisce da un lato la corretta gestione dell’intero processo, dall’altro la customer satisfaction. Non a caso, la gestione non si interrompe con la consegna, ma prevede anche il monitoraggio post vendita.
Il punto di forza dei sistemi di gestione ordini è proprio questo: forniscono una visione completa e d’insieme, che tiene conto di ogni fase del processo.
L’utilizzo di questi sistemi è ormai un must per le aziende che si occupano di vendite. In questo modo, possono non solo migliorare l’efficienza operativa, ma anche ridurre al minimo gli errori e migliorare l’esperienza del cliente.
L’ottimizzazione della supply chain grazie alla Business Intelligence
Oltre ad implementare l’uso di software gestionali e OMS, le aziende più all’avanguardia stanno optando per l’adozione della Business Intelligence.
Applicare la Business Intelligence alla gestione ordini significa garantire un’ottimizzazione dell’intero ciclo di vendita.
Attenzione, però: non bisogna ridurre la BI ad un mero strumento. In ottica di gestione degli ordini, va concepita come una capacità di analizzare dati, individuare schemi e prendere decisioni corrette.
Sulla base dei dati, cioè, grazie alla BI si prendono le decisioni più profittevoli. Quando si tratta di vendite, i dati sono ovviamente quelli relativi a scorte, rotazione prodotti e performance. Si tratta di dati preziosi, che le aziende possono sfruttare per fare previsioni innanzitutto sulle richieste e sulla domanda da parte del pubblico.
In secondo luogo, i dati possono essere sfruttati per ridurre i tempi di consegna.
Inoltre, la visibilità in tempo reale delle operazioni di supply chain e la Business Intelligence consentono di reagire prontamente a imprevisti come la carenza di scorte o eventuali ritardi, migliorando così la performance complessiva.
Visibilità, tracciabilità e customer satisfaction
Anche la trasparenza è un aspetto da non sottovalutare nell’ambito della gestione ordini moderna.
Oggi i clienti desiderano essere costantemente informati sullo stato dei loro ordini. La possibilità di tracciare in tempo reale la spedizione e la gestione delle informazioni attraverso sistemi integrati offre un servizio a valore aggiunto che migliora la customer satisfaction.
L’adozione di soluzioni cloud e SaaS per la gestione degli ordini e della logistica consente anche alle piccole e medie imprese di accedere a piattaforme avanzate.
Non solo vendite: la gestione degli ordini di acquisto
Fino ad ora ci siamo concentrati solamente sull’aspetto delle vendite. Tuttavia, un’azienda competitiva deve necessariamente rendere efficiente anche il proprio approccio alla gestione ordini di acquisto.
È necessario, cioè, che l’azienda abbia sempre a disposizione le risorse necessarie al momento giusto. Anche in questo caso, la digitalizzazione viene in aiuto alle imprese. Mediante l’integrazione dei sistemi che gestiscono l’acquisto con quelli che monitorano la produzione e il magazzino è possibile allineare l’intero processo e di evitare inefficienze.
In sostanza, grazie all’introduzione di software e strumenti digitale, rispetto al passato oggi il processo di approvazione degli ordini e la gestione delle forniture sono diventati non solo rapidissimi, ma anche facili da monitorare.
Inoltre, l’adozione di piattaforme Procure-to-Pay, conosciute anche con l’acronimo P2P, consente alle imprese di coordinare e ottimizzare tutte le fasi del ciclo di approvvigionamento.
In tal modo, si riducono i tempi e il controllo dei costi diventa più gestibile.
