Come condurre un meeting: gestire le riunioni lavorative
Come condurre un meeting?
Si tratta di una domanda frequente tra coloro che sono chiamati a gestire una riunione lavorativa. L’importanza dei meeting di lavoro, in effetti, è basilare. Condurre riunioni corrette, attraverso le quali si prenderanno le decisioni più giuste, è fondamentale per il successo di qualsiasi attività.
Purtroppo, però, non si tratta di un’operazione semplice e immediata: è necessario il giusto approccio, a partire dalla fase di pianificazione. I vari incontri di lavoro devono cioè essere pianificati da un leader capace, al fine di giungere alle decisioni più consone.
Così come la pianificazione è importante, anche l’esecuzione materiale del meeting aziendale può avere ripercussioni sul futuro di un’impresa. Data l’importanza di queste riunioni di lavoro, oggi cercheremo di capire insieme come condurre un meeting aziendale, in ogni sua fase.
L’importanza del meeting aziendale
Al fine di comprendere appieno come condurre un meeting, è bene insistere sull’importanza che le riunioni di lavoro rivestono in ottica di successo.
Abbiamo già anticipato in apertura che un meeting aziendale adeguatamente condotto può aiutare l’azienda o l’attività al successo. Questo perché le riunioni di lavoro sono un vero e proprio strumento nelle mani del leader aziendale.
Si tratta di un momento cruciale, durante il quale ci si riunisce insieme al fine di prendere decisioni importanti. È chiaro che, per arrivare alla decisione più corretta, la riunione va adeguatamente pianificata.
Tuttavia, se gestito nelle modalità corrette dal leader, il meeting di lavoro apporterà diversi vantaggi. Primo fra tutti, faciliterà le scelte e le decisioni.
Questa facilitazione porterà a delle decisioni rapide, che favoriranno l’innovazione.
Inoltre, coloro che sono chiamati a partecipare al meeting aziendale si sentiranno parte del processo decisionale. Il senso di squadra ne uscirà dunque rafforzato. Così come l’autorevolezza del leader, qualora questo conduca il meeting in maniera efficace, potrà trarre benefici.
Come condurre un meeting: operazioni preliminari
Un meeting di lavoro non può avere successo se non viene adeguatamente pianificato. Il che significa che, quando un leader si domanda come condurre un meeting, dovrà innanzitutto dedicare del tempo alle operazioni preliminari di pianificazione.
Da questa prima fase, spesso erroneamente molto sottovalutata, dipenderà il successo (o meno) del meeting stesso.
Il primo passo per condurre efficacemente una riunione di lavoro è identificarne l’obiettivo. Come vedremo a breve, esistono diverse tipologie di meeting aziendale, ciascuna con uno scopo diverso.
Solo dopo aver individuato gli obiettivi aziendali per i quali riunirsi si potrà procedere con l’organizzazione vera e propria. In questa fase si potranno definire la location e, soprattutto, l’ordine del giorno.
Il leader dovrà poi aver cura di informare i partecipanti per tempo, mettendolo altresì al corrente preventivamente circa obiettivi e contenuto della riunione.
Meeting di lavoro: quante tipologie ne esistono?
Un leader che si domanda come condurre un meeting, comunque, dovrà anche tener conto delle diverse tipologie di riunioni esistenti. Come accennavamo, infatti, esistono vari tipi di meeting.
Sulla base degli obiettivi, distinguiamo:
- meeting di lavoro decisionali, ossia quelle riunioni che vengono organizzate al fine di procedere con un progetto, prendendo le decisioni più corrette per il successo;
- riunioni di problem solving, che si organizzano quando si manifestano problemi, con lo scopo di trovare una soluzione adatta;
- meeting aziendali retrospettivi, realizzati quando il team viene chiamato alla riflessione, al fine di migliorare le criticità. Possono svolgersi per dipartimento, o coinvolgere l’intera azienda. Si tratta di una forma molto particolare di riunione di lavoro, in quanto tutti sono chiamati ad esprimere la propria sincera opinione sugli aspetti da migliorare;
- riunioni ibride, qualora il meeting aziendale riassuma le caratteristiche appena analizzate. Non è infatti detto che la riunione debba concentrarsi su un unico aspetto. Durante uno stesso incontro si possono prendere decisioni, risolvere problemi, proporre miglioramenti.
Come condurre un meeting step-by-step
Cerchiamo ora di capire come condurre un meeting, superata la fase di pianificazione. Se questa fase è stata svolta correttamente, il leader si troverà davanti dei partecipanti che hanno ben chiaro il proprio ruolo all’interno della riunione.
Quanto al ruolo del leader nei meeting di lavoro, di solito questo soggetto si pone come mediatore. Dovrà guidare i partecipanti, analizzare problemi e argomenti che devono essere affrontanti, prestare attenzione affinché le regole vengano rispettate dai presenti.
Dato che un meeting di lavoro presuppone la presenza di vari partecipanti, infatti, è importante stabilire preventivamente delle regole. Anche questo aspetto è di competenza del leader.
Uno degli aspetti fondamentali al quale un leader che si domanda come condurre un meeting deve prestare attenzione riguarda il coinvolgimento dei partecipanti.
Spesso, durante i meeting aziendali, non tutti i partecipanti vengono coinvolti. Eppure, esistono diverse tecniche che aumentano il coinvolgimento, e che dovrebbero essere utilizzate dal leader che conduce il meeting.
La partecipazione attiva è il primo passo: ogni voce deve essere ascoltata, ed eventuali critiche vanno gestite tempestivamente.
Anche organizzare delle sessioni domande e risposte può aiutare nella conduzione del meeting favorendo la partecipazione. Un leader può anche affidarsi ai cosiddetti ice-breakers, ossia delle attività introduttive per rompere il ghiaccio e per iniziare la riunione con leggerezza.
Condurre un meeting vincente, poi, significa anche concentrarsi sugli obiettivi. Altro compito fondamentale del leader sarà quello di mantenere il focus costantemente. In caso contrario, la riunione potrebbe rivelarsi inefficace.
Non bisogna dimenticare infine, che ogni meeting aziendale deve concludersi con un verbale dettagliato che ne riassuma i contenuti.
Come condurre un meeting: attenzione alla “riunionite”
Nonostante le riunioni rappresentino uno strumento fondamentale, da non sottovalutare e da sfruttare al meglio, bisogna prestare attenzione alle insidie.
Chi si domanda come condurre un meeting, si sarà probabilmente chiesto, al contempo, quante riunioni e meeting aziendali sono necessari. È bene ricordare che la frequenza eccessiva delle riunioni rischia di incidere negativamente sul profitto delle stesse.
Si parla, in questo senso, di “riunionite”, un fenomeno che riguarda moltissime aziende e che riduce il valore dei meeting di lavoro. I quali, purtroppo, rischiano di diventare improduttivi.
Per superare questo dannoso inconveniente, basta semplicemente ridurre i meeting aziendali improduttivi. Bisogna, cioè, concentrarsi su riunioni adeguatamente strutturate e condotte.
Il compito di condurre un meeting profittevole per “spezzare il cerchio” e ripristinare la produttività spetta al leader.
