Scrivere un’email: struttura ed esempi pratici
Le email sono, a livello professionale, il mezzo più utilizzato per quanto riguarda le comunicazioni online. Come fare a rendere le proprie email efficienti ed incisive?Scopriamolo insieme.
Metodo efficace di scrittura email
- Chi è il mio destinatario? Chiedersi a chi ci rivolgiamo permette di comprendere quale tono e stile utilizzare. Ognuno di noi ha ruolo professionale differente. Se l’ email, ad esempio, è indirizzata a un tuo collega collaboratore nel progetto non sono necessari dettagli pratici che già conosce. Potrai invece utilizzare tecnicismi;
- Che obiettivo mi pongo? Ogni email dovrebbe contenere un unico scopo, richiesta o compito. Divagare su più argomenti potrebbe creare confusione ed è invece la chiarezza alla base di una comunicazione adeguata. Una soluzione alternativa è elencare tramite lista numerata due contesti differenti;
- Qual è la mia urgenza d’utilizzo? Spesso tralasciamo le comunicazioni face-to-face o telefoniche per utilizzare la tecnologia. Ma non sempre farlo arreca vantaggi. Valutare con attenzione quale sia il metodo più diretto e esaustivo per affrontare il topic in questione. L’ email infatti resta un mezzo impersonale in cui manca l’ aspetto di comunicazione non verbale composta da voce, espressività, gesti e emozioni.
Stile e tono di voce
- un’ eccessiva formalità. Dona un effetto sovraccarico ed esagerato;
- l’ utilizzo del CAPS. In linguaggio digitale viene tradotto come un urlo e rischia di essere percepito dal sistema come SPAM. Per sottolineare delle parole usa corsivo o grassetto;
- uso eccessivo della punteggiatura e/o delle emoticon. Nonostante in ambito social siano ampiamente utilizzati, nella comunicazione aziendale, commerciale e professionale risultano troppo personali e fuori luogo.
Formato delle email. Quale scegliere?
Le email devono puntare su semplicità, precisione e chiarezza di linguaggio. Per raggiungere questi obiettivi vertono a favore:
- paragrafi brevi e frasi concise;
- punti d’elenco per organizzare le sezioni;
- intestazioni per suddividere i contenuti;
- formattazione del testo senza copia-incolla (font e dimensioni possono essere differenti);
- font moderni, chiari, di semplice lettura e comprensione;
- dimensioni di font né troppo piccole né troppo grandi;
- grassetto e/o corsivo per titoli o concetti importanti;
- colore del testo possibilmente nero. Evitare comunque colori diversi nella stessa email;
- allineamento del testo curato, possibilmente a sinistra.
Sezioni dell’email
La parte più importante dell’email è l’oggetto. Il titolo deve essere accattivante, La concentrazione iniziale infatti, si basa interamente in questa parte e rende accattivante o meno un’email. Il titolo dell’oggetto deve essere convincente ed esaustivo. Controproducente fuorviare l’oggetto dal reale obiettivo dell’e-mail o eccedere nella descrizione. Ricordarsi che alcune parole non sono ben viste dagli algoritmi, che potrebbero pensare che sia SPAM (es. vendita o offerta).
Un buon oggetto deve procedere un buon obiettivo. Che si tratti di una richiesta, un dubbio da risolvere o un compito da impartire, il Bottom Line On Top deve essere chiaro. Spiega al meglio cosa vuoi ottenere dalla comunicazione. Al termine includi anche la Call To Action, un chiaro invito a reagire e compiere una determinata azione. Nel caso di invio multiplo, specifica ai vari collaboratori i differenti lavori da compiere e responsabilità da assumere. Non dimenticarti di evidenziare la tempistica di termine della richiesta.
Per quanto riguarda gli allegati, deve avere un nome riconoscibile ed anticipare il contenuto del testo. Se invece, hai necessità di inserire nel corpo dell’email un link includilo in una parola o frase creando collegamenti ipertestuali. L’effetto sarà più ordinato e preparato.
Anche la parte finale dell’email ha una degna importanza. Non tralasciarla! Suggeribile personalizzare in base al grado di conoscenza dell’interlocutore i saluti, che possono essere più o meno formali. Infine, la firma. Potrebbe essere utile, inserire un format preimpostato che, insieme alla tua firma, comunica anche altri dati come numero di telefono, indirizzo, sito web, partita IVA e così via.
Prima di procedere all’invio ricorda di rileggere e controllare la presenza di eventuali errori.
Altri consigli pratici:
- annullo dell’invio dell’e-mail;
- risposte predefinite;
- filtri ed etichette per archiviare in diverse parti le e-mail in arrivo;
- pianifica dell’invio;
- tracciamento delle e-mail inviate.
