Presentazione PowerPoint: come renderla efficace
Saper scrivere una presentazione power point efficace e coinvolgente è necessario per presentare al meglio le idee e catturare l’attenzione della propria audience.
Scopriamo insieme alcuni piccoli suggerimenti per rendere la presentazione eccellente!
Indice
Power Point: l’importanza di una presentazione ottimale
Veicolare i propri contenuti in modo chiaro e professionale attraverso una presentazione powerpoint ben fatta è importante sia per studenti che per professionisti. Tuttavia, eseguirne una redazione ottimale è un compito tutt’altro che semplice.
Ad oggi, PowerPoint è lo strumento più diffuso per scrivere presentazioni. Molto potente, di facile utilizzo ed accessibile a tutti, è utilizzato da più di un miliardo di persone, in qualsiasi settore, per:
- diffondere idee;
- attirare e mantenere l’attenzione del pubblico;
- persuadere a compiere una determinata azione.
Per poter utilizzare questo tool è necessario:
- ottenere il programma del pacchetto Office, i suoi equivalenti;
- iniziare a costruire le diapositive che lo compongono;
- progettare tramite avvalendosi dell’interfaccia intuitiva
Affinché una presentazione funzioni, è necessario curare al meglio tutti gli aspetti della comunicazione, facendo attenzione che le slide non rubino la scena al relatore. L’errore più comune, quando si realizza una presentazione, è proprio quello di esagerare con la quantità di testo. Ma, in questo modo, l’attenzione del pubblico si concentra su quanto è scritto sullo schermo e non su chi lo sta esponendo.
Il relatore deve essere il leader della propria presentazione ed essere sempre essere al centro dell’attenzione. Il ruolo delle slide deve essere semplicemente quello di seguire il suo discorso.
Come progettare una presentazione power point
Per rendere al meglio tutti gli aspetti della comunicazione e realizzare slide efficaci è necessario prestare particolare attenzione ad alcuni specifici elementi:
- preparare una scaletta degli argomenti da trattare. In questa fase si organizzano i punti da illustrare in modo logico e ben strutturato;
- stabilire punti chiave e obiettivi da raggiungere: cosa si vuole trasmettere alla propria audience e cosa vorresti ricordassero al termine dell’incontro. In generale, un’impostazione semplice ed efficace comprende introduzione dell’argomento, svolgimento e conclusione;
- essere ordinati e costruire frasi leggibili: per ottenere questo risultato è necessario esporre un solo concetto per ogni slide. Inserire troppi elementi, infatti, rischia di appesantire la fruizione e di diluire la concentrazione dei presenti, che invece deve restare focalizzata;
- preparare testi sintetici: le slide devono infatti essere un supporto, non una ripetizione di ciò che il relatore deve presentare. Evitare quindi di oltrepassare il limite delle 6 righe per slide e utilizzare mappe, infografiche ed elenchi puntati,
- rendere le slide esteticamente piacevoli e allo stesso tempo funzionali. Anche la scelta del font è importante e deve essere effettuata sia in base all’argomento trattato che alla leggibilità;
- individuare uno stile preciso e seguirlo. E quindi mantenere invariati font, tipologia di immagini e palette cromatica. Al contrario, una presentazione power point composta da slide poco omogenee ed eccessivamente assortite genera un effetto di confusione.
Suggerimenti per una progettazione power point efficace
Come abbiamo visto finora, scrivere una presentazione power point efficace permette di comunicare professionalità e convincere la propria audience.
Alcune caratteristiche che deve possedere affinché il messaggio sia il più efficace possibile sono:
- comprensione del contesto: non esiste una presentazione efficace per tutte le circostanze. Contenuto, flusso e visualizzazione delle idee si modificano in base alle persone che si hanno davanti. Comprendere la propria audience permette di anticipare le resistenze che il pubblico potrebbe avere;
- utilizzo di storytelling: sfruttare la tecnica narrativa tipica delle storie per dare ordine e struttura ai propri contenuti. La struttura narrativa di una presentazione di successo deve possedere: un contesto, un problema, una soluzione e, soprattutto, credibilità. Fornire delle ragioni per credere alla proposta di valore presentata è essenziale;
- less is more: visualizzare i contenuti concentrandosi sull’essenziale e proporre un condensato estremo di messaggi spesso complessi. Occorre, di conseguenza, realizzare slide pulite che non rubino l’attenzione dell’audience per più di qualche secondo;
- corretta strategia d’aggancio: permette di evitare l’attenzione dell’audience durante la presentazione power point cali. In questi casi è possibile raccontare una storia, fare domande e interagire con l’audience o condividere un dato scioccante. Ma anche sfatare una credenza comune e provocare l’audience o sfruttare dei video per trasformare la presentazione in un’esperienza.
L’arte di presentare attraverso le immagini con power point
Una presentazione Power Point è efficace quando ordinata, sobria, sintetica, semplice, leggibile ed esteticamente piacevole. Essa deve rivolgersi alla propria audience in modo chiaro ed utilizzare un font adeguato, riconoscibile e compatibile all’argomento di presentazione.
L’obiettivo non è quello di sconvolgere il pubblico con effetti speciali ma permettere loro di comprendere le tue argomentazioni.
L’efficacia di una presentazione dipende dunque da molti fattori. E, tra questi, ci sono anche le immagini.
Le immagini sono un potente strumento di coinvolgimento dell’audience che hanno il potere di cambiare completamente il messaggio percepito. Assicurarsi di inserire immagini e video di qualità appropriata. Un contenuto leggibile e accattivante può aumentare sensibilmente la partecipazione dei presenti. Al contrario, una foto sgranata o un video troppo scuro rischiano di non essere chiari e infastidire l’audience.
È quindi necessario:
- trovare le immagini giuste per trasferire il messaggio che ci siamo prefissati.
- lavorare con foto di qualità e combinarle con del testo;
- salvaguardare la loro leggibilità.
Infine, occorre ricordare che è possibile utilizzare anche le icone. Questi strumenti grafici sono in grado di risolvere layout complessi, semplificare le slide e risolvere layout complessi.
Abbiamo analizzato insieme tutti gli strumenti necessari per affrontare la creazione di una presentazione Power Point efficace. Scegliere quale suggerimento seguire dipende dal contesto, dal contenuto e dall’audience di riferimento. Oltre a questi suggerimenti è possibile acquisire maggiore consapevolezza attraverso un corso su come usare powerpoint.
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